La Carta Comercial

Entre las herramientas que empresas, organizaciones y emprendedores tienen a su disposición para hacer llegar sus mensajes a su público objetivo (clientes, prospectos, proveedores, empleados, etc.), se encuentran las cartas comerciales; las cuales, son después del contacto personal y el teléfono, el mejor medio de comunicación con el público con el que se quiere mantener, iniciar o recobrar relaciones comerciales.

Por ello, resulta muy conveniente que mercadólogos, relacionadores públicos, personas que integran el área comercial y emprendedores, conozcan qué son las cartas comerciales, cuál es su estructura y qué recomendaciones deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez.

¿Qué Son las Cartas Comerciales?:

Las cartas comerciales, en un sentido estricto, son papeles escritos que empresas, organizaciones o personas envian a otras para comunicar mensajes formales, oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes finalidades: vender, comprar o permutar; brindar información comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar información; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente; dar acuse de recibo; comunicar ofertas especiales (bonificaciones, descuentos, cupones de sorteo, etc...); realizar contactos comerciales; presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar información, respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algún logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre otras.

En síntesis, las cartas comerciales son mensajes escritos que empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar, mantener o recobrar relaciones comerciales o de negocios.

Estructura de las Cartas Comerciales:

Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.

Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:

1. Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños [1].
   
2. Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula [1].
   
3. Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc...). Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.
   
4. Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
   
5. Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada [1]. Por ejemplo:
   
• Estimado Señor
• Apreciado Señor
• Distinguida Señora
• De mi consideración
  
  
6. Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto [1]).
   
7. Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones cortéses y atentas [1].
   
8. Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible [1].
   
9. Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió [1].
   
10. Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia [1].

FIGURA 1.