Enfoque de la Administración De Sistemas

TEORÍA DE SISTEMAS

V.1. Concepto de Sistemas

Un sistemase define como un conjunto de elementos íntimamente relacionados para un fin determinado o como un conjunto o combinación de elementos o partes que forman un todo unitario y complejo.

Concepto de Teoría General de Sistemas (TGS)

Estudia las organizaciones como sistemas sociales inmersos en sistemas sociales mayores y en constante movimiento que se interrelacionan y afectan mutuamente.

Origen:

La teoría moderna de sistemas se desarrolló gracias a Ludwing Von Bertalanffy. Kenneth Boulding en 1945, escribió un artículo que tituló la "Teoría General de Sistemas y la Estructura Científica".

V.1.1. Clasificación de los Sistemas.

A) Por grado de interacción con otros sistemas (Según el nivel de influencia que reciben)

Abiertos:Son sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas; se recibe mucha influencia o insumos.

Cerrados: reciben poca influencia; no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, puesto que son herméticos a cualquier influencia ambiental; así mismo, no proporcionan ningún tipo de influencia al ambiente. Por lo que podemos concluir que no existen sistemas totalmente abiertos puesto que no podrían procesar nada, o totalmente cerrados ya que no serían sistemas.

B) Por su composición material y objetiva

1. Abstractos: Son aquellos donde sus elementos son conceptos, planes, hipótesis e ideas (idiomas, sistemas filosóficos y numéricos).

1. Concretos: Son aquellos en donde por lo menos dos de sus elementos son objetos.

C) Por su capacidad de respuesta

1. Pasivos: Son aquellos que por si solos no pueden responder al estímulo de otros sistemas, necesitan de un sistema activo para funcionar. Sistemas abstractos como el lenguaje, las matemáticas, o cultura son algunos ejemplos de los sistemas pasivos; puesto que por si solos son cerrados, es decir necesitan del ser humano (activo) para poder funcionar.

1. Activos: Son aquellos que responden por sí solos frente a otros sistemas. Un sistema numérico solo tiene función cuando se relaciona con un sistema activo como el ser humano, que sería el que estimularía al sistema para su funcionamiento.

1. Reactivos: Son aquellos que funcionan en respuesta al estímulo de otro, es decir, necesitan de otros sistemas para responder o funcionar.

D) Por su movilidad interna

1.  
2. Estático: Es aquel sistema que permanece en un mismo estado, es decir, sin movimiento alguno, por lo que necesitará de un sistema dinámico que estimule su funcionamiento, convirtiéndolo en un sistema reactivo.

1. Dinámico: Son aquellos sistemas que poseen movilidad interna propia. De hecho todo sistema es dinámico hasta cierto punto. Este dinamismo interno produce un efecto de caos en su proceso conocido como entropía (tendencia de un sistema a agotarse a medida que utiliza la energía de los sistemas o de los insumos, desorden generalizado en un sistema).

1. Homeostático: Es aquel que siempre esta en equilibrio, actúa solo, se auto corrige, y autorregula; como es el caso de un termostato del calentador de agua, el cual se enciende solo al faltar calor y se apaga automáticamente cuando el calor es suficiente.

E) Por la predeterminación de su funcionamiento

1. Probabilísticos: en este tipo de sistemas existe incertidumbre sobre su futuro, no se puede predecir con precisión que va a pasar con él. Por ejemplo el sistema monetario de nuestro país.

1. Determinísticos: se caracterizan por que su funcionamiento puede predecirse con toda certeza, como por ejemplo el sistema solar.

F) Por su grado de dependencia

1. Dependientes: Son aquellos cuyo funcionamiento depende totalmente de otros y su medio ambiente, por ejemplo el cuerpo humano es un sistema dependiente porque necesita de las piernas para caminar.

1. Independientes: Están regidos por ellos mismos y pueden modificarse porque tienen libertad para decidir, esto supone un grado de evolución. Ejemplo: el aire

1. Interdependientes : Son aquellos que dependen unos de otros; éste es el caso de los sistemas sociales, aunque en ocasiones impera uno sobre otro

V.1.2. Elementos de los Sistemas.

1. Entradas o Insumos: Provee el material o la energía para la operación del sistema; es decir. abastece al sistema de lo necesario para cumplir su misión.
2. Salida o Resultado: Finalidad para la cual se reunieron los elementos del sistema.
3. Procesamiento o Transformación: Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas.
4. Retroalimentación: Es la función del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio o un estándar previamente establecido. Tiene por objetivo el control. La retroalimentación trata de mantener o perfeccionar el desempeño del proceso haciendo que su resultado esté siempre adecuado al estándar o criterio escogido.
5. Ambiente: es el medio que envuelve externamente al sistema. El sistema y el ambiente se encuentran interrelacionados e interdependientes. El ambiente sirve como una fuente de energía, materiales e información para el sistema.

V.1.3. Características de los Sistemas

1. Estabilidad: Cualidad por medio de la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos.

2. Adaptabilidad: Es la cualidad mediante la cual el sistema es capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo a su entorno de manera que atraviesa diferentes estados en los que conserva su eficacia y orientación al objetivo. Habilidad de un sistema para mantener su estructura y función particular, cuando se enfrenta a cambios en el medio.

3. Eficiencia: Es la cualidad por la cual el sistema atiende a su objetivo ahorrando recursos, poniendo en juego procesos que le permiten ser adaptables y equilibrados . Dentro de la empresa el criterio de rentabilidad se manifiesta en la eficiencia de los sistemas que pone en juego el desarrollo de su actividad.

V.1.4. Principios de los Sistemas

Los sistemas tienen los fundamentos de su actuación en unos principios, cuya permanencia debe ser buscada a fin de mantenerlos en condiciones de eficacia.

1. Subsidiariedad: Ningún sistema es completo en sí mismo. Todo sistema es un subsidiario en su delimitación, de otros sistemas en virtud de los cuales actúa y forma su entorno. (Es decir que se dá en socorro de uno, acción que suple a otra principal)

2. Interacción: Todos los sistemas que forman la empresa están mutuamente relacionados en su comportamiento, de manera que la acciones desarrolladas en uno afectan a los demás.

3. Determinismo: Todo fenómeno de conjunto que actúe en, o a través, de los sistemas, es resultado de causas definidas y constatables. Es decir, conocer las causas de los resultados es fundamental para corregir e influir en los objetivos

4. Equifinalidad: El sistema debe estar diseñado de tal forma que pueda alcanzar un mismo objetivo a través de acciones y medios entre sí.

V.I5. Los Sistemas en las Empresas

Al analizar las empresas o las organizaciones sociales se comprueba que en su unidad de proceso participan varios insumos: la materia prima o insumos a transformar, la energía humana que hace posible la transformación, la información proveniente del medio ambiente que de acuerdo con los procedimiento y tecnología (manera de hacer de cada organización, "know-how" en ingles) y controles, mantiene un nivel de producción y una calidad del resultado, producto o servicio propio de la empresa. En el caso de las organizaciones sociales la unidad de dirección juega un papel importante, ya que no sólo corrige al sistema, sino que lo organiza y planea su desarrollo a corto, mediano y largo plazo.

De acuerdo con la teoría general de sistemas, las partes o unidades de un sistema no existen de manera aislada; sino que necesitan de su totalidad para poder funcionar eficazmente. Tal es el caso de las empresas, puesto que éstas necesitan que todas sus partes existan en conjunto (áreas funcionales, procedimientos, recursos humanos, financieros, técnicos, etc.) para poder funcionar correctamente. Como se dijo cada parte de un sistema es un subsistema, que a su vez puede considerarse como un sistema, que cumple su función o proceso particular mediante insumos recibidos de las otras partes. A su vez, el producto de su proceso contribuye al proceso final del sistema global en forma de insumo para otras partes.

La empresa es un sistema que se encuentra interactuando con su entorno, con el que forma un conjunto de evolución dinámico. El sistema empresa integra en su estructura una serie de subsistemas que responden al conjunto de tareas y a los elementos que son necesarios para llevar a cabo su actividad. Como conjunto dinámicamente estructurado requiere una serie de cualidades que han de verificarse para que pueda conseguir su objetivo con eficacia y eficiencia.

La empresa como sistema resulta de la apertura en subsistemas que podemos clasificar en 3 grupos:

a) Sistemas que atienden la capacitación y desarrollo de recursos.

1. Sistema de recursos humanos

2. Sistema de recursos financieros

3. Sistemas tecnológicos

4. Sistemas logísticos

b) Sistemas que permiten el desarrollo de la administración del organismo y rigen su adaptación al entorno.

1. Sistema de planeación

2. Sistema de información

3. Sistema de control

c) Los sistemas que permiten el desarrollo de las tareas que son requeridas por la actividad, para conseguir los objetivos del sistema total.

1. Sistemas operativos

2. Reclutamiento, selección y contratación de personal.

3. Sistema de adquisiciones

4. Sistema de producción

5. Sistema de comercialización

6. Sistemas contables

7. Sistema de facturación