Esquemas Proceso Contable

Proceso Contable

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CONTABILIDAD: Ciclo Contable

CONTABILIDAD: Ciclo Contable: El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestr...

La Correspondencia

La correspondencia:

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

Importancia de la correspondencia:

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

Clasificación de la correspondencia:

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

·         Por el destino: Públicas y Privadas

·         Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

·         Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

·         Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

·         Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

·         Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

·         Por su tramitación: Postal y Telegráfica

·         Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

·         Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

·         Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

·         Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

·         Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

·         Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

·         Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

·         Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

·         Por su extensión: Largas medianas y cortas

·         Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

·         Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

·         Cortas: Cuando contienen cien palabras

·         Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

·         Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

·         Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.

·         Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

La Carta:

Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún requisito.

Clases de Cartas:

Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

·         Particular: Familiar, Social y Personal

·         Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes

·         Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones, etc.

·         Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas publicas.

·         Comercial:

Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.

·         Oficial:

Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo: aprobación o rechazo de solicitudes.

Cuerpo de la carta:

·         Introducción:

Son las ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia. Esta varía de acuerdo al contenido de la carta.

·         Ideas fundamentales o asunto:

Comprende la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo asunto; Sin embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen casos donde es posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre, es recomendable colocarlos en orden de importancia y en párrafos separados.

·         Despedida.

Son expresiones de cortesía, con las que se concluye la carta. En la despedida puede recalcarse lo tratado en las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el saludo como el texto de la misma.

·         Antefirma:

Se utiliza cuando la persona que envía lo carta lo hace a nombre y en representación de otra, ya sea una entidad jurídica o persona natural.

·         Firma:

Se refiere a la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta de: firma autógrafa, reproducción del nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este ocupa dentro de la empresa.

Estilos de presentación de la carta:

Se refiere a las diversas formas en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los estilos de presentación son:

·         Bloque Extremo:

Este estilo de presentación se caracteriza por tener todas las líneas de la carta a partir del margen izquierdo.

·         Bloque:

Es una variación de bloque extremo por cuanto la fecha, la despedida, antefirma y firma se escriben del centro del papel hacia la derecha, mientras que las demás partes de la carta se distribuyen igual que en el bloque extremo.

·         Semibloque o Bloque Modificado:

Es el estilo de presentación más usual. Se caracteriza por tener escritas las líneas de la fecha, despedida, antefirma y firmas; a partir del centro hacia la derecha y la primera línea de cada párrafo va sangrando con 5 o 10 espacios a partir del margen izquierdo.

·         Sangrado:

Se caracteriza por llevar cada una de las líneas de la dirección en forma escalonada, de la manera siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios más adelante que la anterior excepción de la primera que comienza en el margen izquierdo.

Esta misma forma de disposición escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma y cargo del firmante, a excepción de la despedida que se comienza a escribir del centro del papel hacia la derecha.

Conclusión

Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto en la organizacióncomo en la vida cotidiana.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.

Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el i-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que sonmétodos rápidos y de confiabilidad.

La Carta Comercial

Entre las herramientas que empresas, organizaciones y emprendedores tienen a su disposición para hacer llegar sus mensajes a su público objetivo (clientes, prospectos, proveedores, empleados, etc.), se encuentran las cartas comerciales; las cuales, son después del contacto personal y el teléfono, el mejor medio de comunicación con el público con el que se quiere mantener, iniciar o recobrar relaciones comerciales.

Por ello, resulta muy conveniente que mercadólogos, relacionadores públicos, personas que integran el área comercial y emprendedores, conozcan qué son las cartas comerciales, cuál es su estructura y qué recomendaciones deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez.

¿Qué Son las Cartas Comerciales?:

Las cartas comerciales, en un sentido estricto, son papeles escritos que empresas, organizaciones o personas envian a otras para comunicar mensajes formales, oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes finalidades: vender, comprar o permutar; brindar información comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar información; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente; dar acuse de recibo; comunicar ofertas especiales (bonificaciones, descuentos, cupones de sorteo, etc...); realizar contactos comerciales; presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar información, respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algún logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre otras.

En síntesis, las cartas comerciales son mensajes escritos que empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar, mantener o recobrar relaciones comerciales o de negocios.

Estructura de las Cartas Comerciales:

Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.

Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:

1. Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños [1].
   
2. Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula [1].
   
3. Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc...). Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.
   
4. Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
   
5. Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada [1]. Por ejemplo:
   
• Estimado Señor
• Apreciado Señor
• Distinguida Señora
• De mi consideración
  
  
6. Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto [1]).
   
7. Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones cortéses y atentas [1].
   
8. Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible [1].
   
9. Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió [1].
   
10. Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia [1].

FIGURA 1.